如何选择项目管理软件

泛微项目管理系统围绕以上四大要素,以流程为枢纽,将组织人员、资源、项目等信息统一到一套系统,让管理者“知进度、控成本、防风险、守质量”

一、泛微项目管理系统应用亮点

1、项目信息存、查、用一体化、高效共享

一个项目常常因为信息闭塞,导致管理者不知项目情况;执行者找不到人及时汇报问题,信息封闭让项目人员四处碰壁。

泛微OA系统通过表单将项目基本信息、组织人员信息、合同信息、执行计划书等一一录入系统,所有信息随流程变动而更新,借门户集中呈现给用户,让信息存、查、用于一体。

1)项目信息集中管理,详情一查便知

所有项目按种类有序录入系统,形成项目信息库,无论是工程类、研发类还是营销类,都能快速锁定。

一张表单关联项目所有信息。通过表单的信息抓取作用,每个项目的责任人、合同、执行计划等材料集中到一张卡片,帮助企业形成项目知识库,提高信息使用效率。

2)项目合同信息一体化管理

为了优化项目合同管理效率,泛微OA系统将合同信息和项目执行过程相关联,合同以项目种类自动录入系统,随需随用。

如何选择项目管理软件图1

(合同台账)

此外,合同内容和项目进度相挂钩,项目完成自动触发收付款流程,无需人工提醒。

3)设立快速查询通道,信息高效获取

以门户为窗口,所有与项目相关的文档、沟通记录都会记录在系统,需要的时候一搜即有,方便,防丢失。

小结:信息高效流转、自主使用,打通项目各环节之间的信息通道,可查项目、能看合同、知晓进度。

2、流程化审批环境,全方位掌控项目过程

泛微OA系统以项目执行周期为基础,围绕项目中的问题、变动、时间和责任人等因素,以电子流程穿透项目过程,岗位配合度、各环节执行效率直观展示、信息透明。

1)项目信息实时反馈,知进度、防超期

给每个项目、任务设置时间节点,项目人员定期通过流程汇报进度,表单自动核算完成率,执行度怎么样,通过进度条一看便知。

如何选择项目管理软件图2

(进度条展示)

甘特图应用:以各项任务为准线,通过多轨视图细化不同时间段的任务执行情况,任务什么时候开始执行的、完成进度视觉化呈现。

如何选择项目管理软件图3

(多轨道视图)

预警功能:将个性预警功能融入OA系统流程,让即将到期的项目自动触发流程或者用短信提醒负责人,超期项目自动标识,全方位监督项目按时推进。

2)项目任务一一分解,落实责任易追踪

遇到需要配合的项目,项目负责人可以通过OA系统直接把项目分解成一个个任务下发给其他人来合作完成。

如何选择项目管理软件图4

(添加子任务)

任务的负责人、时间安排、进展情况台账一一记录,有问题直接锁定责任人。

3)信息变动同步更新,确保项目顺利实施

项目执行过程中常常因为信息更新不及时而闹乌龙,时间提前了计划却没跟进、项目经理换了却不知道是谁…

通过泛微OA系统,在执行中一旦出现信息变更,经流程更新信息,一经审批全线同步,所有参与人员可查、可知,防止信息脱节。

4)随时反映问题,保障项目质量

为了让项目问题及时得到解决,泛微为项目人员提供专门的问题提交通道,用手机就能随时反映现场情况,确保项目质量安全。

如何选择项目管理软件图5

(手机端随时上报问题)

5)项目验收有提醒

为了让项目经理及时了解已完成项目,通过泛微验收提醒功能,用手机就能获悉这个月有多少项目要验收、多少没完成、超期严不严重。

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(手机端项目验收提醒)

小结:项目全生命周期化管理方式,从立项执行到验收,确保信息传递及协作效率。

3、项目成本多维度汇总,财务状况及时掌控

为了准确的把控项目成本,泛微以项目为核心,从多个维度将各类成本汇总,比如人力成本、资产占用成本、采购成本、各类报销费用等,让项目经理知道哪一块成本高、费用投放比例等。

如何选择项目管理软件图7

(项目成本归集示意图)

小结:从无形资本到有形资本清晰统计,为优化执行效果、实现费用预算提供有效依据。

二、泛微项目管理系统执行效果

泛微OA系统项目管理集合同、任务、财务、文档等功能于一体,灵活适应各类项目管理需求,在信息高度共享的同时,让项目轻松管理:

  • 帮项目人员理清工作任务,项目目标更清晰;
  • 让项目真正按计划实施,防遗漏,计划性强;
  • 助企业优化项目过程,过程可视,提高质量。

挑选合适的部署方式

虽然说市场上管理软件的部署方式大致分为租用部署和本地部署两种。但对于那种信息差并不大,成本有限的中小企业来说,一般情况下并不会选择本地化部署这种方式,而是选择租用部署。

租用部署模式,是部署在云端,由SaaS软件服务提供商,事先为企业搭建好企业信息化所需要的所有网络基础设施、软件、服务器、数据库、安全加密措施等,开发/实施周期短,花费少,使用人员无论是在家、出差中、还是在火车、地铁、公交车上,只要能上网都可以随时随地访问系统。

相对的,本地化部署模式,是将软件部署实施在企业内部,这种模式需要企业自行准备数据库、服务器,自行配制网络环境和带宽以及配有专人维护。投入和维护成本相当高,但安全性也是要强于租用部署的方式。

选择有足够灵活的软件

企业都是在不断地发展壮大中,其管理需求也会随之增加。一款好的管理软件,除了安全、便捷、高效之外,还需要能够紧随企业发展的步伐,提供二次开发,扩展更多的功能,以满足企业不同发展阶段的不同需求。

所以,挑选的软件要有足够的灵活性,要能根据需要扩展调整。不能提供二次开发、无法实现应用功能扩展的软件一般无需考虑。

选择口碑好、有成功案例的软件

这个应该不用多说吧!口碑是最好的证书;成功案例能体现出更多的实力保证。

服务好的软件商,从售前、售中、售后都是有专门对口的咨询顾问全程协助,从软件的实施培训,后期的日常维护等一系列服务都是非常到位的;软件供应商的技术服务人员具备较强的技术水平,成功案例多,会让你少走弯路,缩短不必要的时间,快速为企业解决问题。

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